Quando arriva il momento di inviare o condividere un foglio di calcolo, è importante proteggere i dati che stai condividendo grazi agli strumenti di blocco dei fogli e delle celle di Excel.


Potresti voler condividere i tuoi dati, ma ciò non significa che debbano essere modificati da qualcun altro. Ecco quindi che diventa importante bloccare fogli, celle o intere cartelle di lavoro Excel.

I fogli di lavoro contengono spesso dati essenziali che non devono essere modificati o rimossi dal destinatario. Fortunatamente, Excel ha delle funzionalità integrate per proteggere i tuoi fogli di calcolo.

In questa guida passo-passo ti aiuterò ad assicurarti che le tue cartelle di lavoro di Excel mantengano l’integrità dei dati.

Ecco tre punti chiave che imparerai in questo tutorial:

  • Proteggere con la password intere cartelle di lavoro per impedire che vengano aperte da utenti non autorizzati.
  • Proteggere i singoli fogli e la struttura della cartella di lavoro, per impedire l’inserimento o la cancellazione di fogli nella cartella Excel.
  • Bloccare le celle, per consentire o impedire in modo specifico le modifiche alle celle principali o alle formule nei fogli di calcolo di Excel.

Bloccare l’intera cartella Excel con una password

Iniziamo proteggendo un intero file di Excel (o cartella di lavoro) con una password per impedire ad altri di aprirlo.

Questo è un gioco da ragazzi. Mentre lavori in Excel, vai alla scheda File e scegli la scheda Informazioni. Fai clic sul menù a discesa Proteggi cartella di lavoro e scegli Crittografia con password.

Come nel caso di qualsiasi password, scegli una combinazione forte e sicura di lettere, numeri e caratteri, tenendo presente che le password fanno distinzione tra maiuscole e minuscole.

bloccare-cartella-excel

È importante notare che Microsoft ha decisamente rafforzato la serietà della protezione con le password in Excel. Nelle versioni precedenti c’erano vari modi per aggirare la protezione con password delle cartelle di lavoro di Excel, ma non nelle versioni più recenti.

inserimento-password-excel

In Excel 2013 e nelle versioni successive, l’implementazione della password impedirà a questi metodi tradizionali di aggirarla. Assicurati di conservare le tue password con attenzione e in sicurezza, altrimenti rischi di perdere definitivamente l’accesso alle tue cartelle di lavoro cruciali.

Cartella di lavoro di Excel – Segna come finale

Se vuoi difendere in maniera un po’ meno forte i tuoi fogli di lavoro, considera l’utilizzo della funzione Segna come finale.

Quando contrassegni un file Excel come versione finale, il file passa in modalità di sola lettura e l’utente dovrà riattivare manualmente la possibilità di modificarlo.

Per cambiare un file mettendolo in questa modalità di sola lettura, torna al pulsante File>>Informazioni e fai di nuovo clic su Proteggi cartella di lavoro. Quindi clicca su Segna come finale e conferma che desideri contrassegnare il documento come versione definitiva.

Segna-come--Finale

Contrassegnare un file come versione finale aggiungerà un avvertimento nella parte alta del file. Chiunque apra il file Excel dopo che è stato contrassegnato come finale vedrà un avviso giallo, che avverte che il file è nella una versione definitiva.

Segnato-finale

Contrassegnare un file come versione finale è un modo meno esplicito di segnalare che un file non deve essere ulteriormente modificato.

Il destinatario ha ancora la possibilità di modificarlo, ma prima deve cliccare su Modifica comunque. Contrassegnare un file come edizione finale è più simile a un suggerimento a non modificarlo, ma è un ottimo approccio se ti fidi degli altri utilizzatori del file.

Proteggere con password la struttura del foglio Excel

Ora impariamo come proteggere la struttura di una cartella di lavoro di Excel, anzichè l’intero file.

Questa opzione garantisce che nessun foglio venga eliminato, aggiunto o riorganizzato all’interno della cartella di lavoro.

Se vuoi che tutti siano in grado di accedere alla cartella di lavoro ma limitare le modifiche che possono apportare a un file, questo è un ottimo modo per farlo.

Questa opzione infatti protegge la struttura della cartella di lavoro e limita il modo in cui l’utente può modificare i fogli al suo interno.

Per attivare questa protezione, vai alla scheda Revisione sulla barra multifunzione di Excel e fai clic su Proteggi cartella di lavoro.

proteggi-cartella-excel

Una volta attivata questa opzione, ecco quello che succede:

  • Non è possibile aggiungere nuovi fogli alla cartella di lavoro.
  • Nessun foglio può essere eliminato dalla cartella di lavoro.
  • I fogli non possono più essere nascosti dalla vista dell’utente.
  • L’utente non può più trascinare le schede del foglio per riordinarle nella cartella di lavoro.

Ovviamente agli utenti fidati può essere data la password per rimuovere la protezione della cartella di lavoro e modificare il contenuto.

cartella-protetta (no elimina)

Come puoi notare dallo screenshot qui sopra, dopo aver attivato il blocco della struttura non sono più cliccabili le opzioni Elimina, Rinomina, Sposta, Nascondi, ecc.

Per rimuovere la protezione di una cartella di lavoro ti basterà cliccare di nuovo sul pulsante Proteggi cartella di lavoro e inserire nuovamente la password.

Come proteggere le celle in Excel

Ora passiamo ai metodi veramente dettagliati per proteggere un foglio di calcolo.

Finora, abbiamo protetto con la password un’intera cartella di lavoro o la struttura di un file Excel. In questa sezione, esamineremo come proteggere le tue celle in Excel con delle impostazioni specifiche.

Scopriamo come consentire o bloccare determinati tipi di modifiche da apportare a parti del tuo foglio di lavoro.

Per iniziare, apri la solita scheda Revisione di Excel e fai clic su Proteggi foglio. Oppure fai clic con il tasto destro del mouse nella linguetta del foglio su cui vuoi intervenire.

Nella finestra pop-up che si apre, vedrai un ampio set di opzioni. Questa finestra consente di perfezionare la modalità di protezione delle celle nel foglio di calcolo di Excel. Per ora, lasciamo le impostazioni al loro valore predefinito.

proteggi-foglio-excel

Questa opzione consente protezioni molto specifiche del tuo foglio di calcolo. Per impostazione predefinita, le opzioni bloccheranno quasi completamente i dati contenuti nel foglio di calcolo.

Aggiungi una password in modo che il foglio sia protetto e premi OK. A questo punto, vediamo cosa succede quando tenti di modificare il contenuto di una cella.

cella-protetta

Excel mostra un errore di protezione della cella, che è esattamente quello che volevamo.

Questa opzione è fondamentale se si vuole assicurare che il proprio foglio di calcolo non venga modificato da altri che hanno accesso al file. L’uso della funzione di protezione del foglio è un modo per proteggere selettivamente il foglio di calcolo o una parte dei suoi contenuti.

Per rimuovere la protezione dal foglio, fai semplicemente clic sul pulsante Proteggi foglio e reinserisci la password per togliere tutte le protezioni aggiunte.

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Protezioni specifiche in Excel

Diamo una seconda occhiata alle opzioni che vengono proposte quando inizi a proteggere un foglio in una cartella di lavoro di Excel.

Il menu Proteggi foglio consente di perfezionare le opzioni per la protezione del foglio. Ciascuna casella di questo menu consente all’utente di modificare solo in maniera selettiva un foglio di lavoro protetto.

Per rimuovere una protezione, seleziona la casella corrispondente nell’elenco. Ad esempio, puoi consentire all’utente del foglio di calcolo di eliminare le righe ma non le colonne seleziona solo la casella Elimina righe. corrispondente.

Ecco altre due idee su come puoi consentire all’utente di modificare il foglio di calcolo in modo selettivo :

  • Seleziona le caselle Formato celle, colonne e righe per consentire all’utente di modificare l’aspetto visivo delle celle senza modificare i dati originali.
  • Inserisci colonne e righe permette all’utente di aggiungere più dati, proteggendo al contempo le celle originali.

Le casella importanti da lasciare selezionate sono Proteggi il foglio di lavoro e Seleziona celle bloccate. Questo protegge i dati già presenti all’interno delle celle.

Quando lavori con dati finanziari o formule cruciali che verranno utilizzati per prendere decisioni, devi mantenere il controllo dei dati e assicurarti che non vengano modificati. L’utilizzo di questi tipi di protezioni mirate è quindi una possibilità di Excel importante da padroneggiare. Potrai trovare ogni altro particolare sulla guida ufficiale di Microsoft Excel.

Conclusioni

Bloccare un foglio di calcolo Excel prima di inviarlo è fondamentale per proteggere i tuoi dati importanti e assicurarti che non vengano utilizzati in modo improprio.

I suggerimenti che ho condiviso in questo tutorial ti aiutano a mantenere il controllo di quei dati anche dopo che il foglio di calcolo di Excel è stato inoltrato e condiviso.

Usavi già questi sistemi di protezione? Come proteggi i tuoi dati aziendali importanti quando li condividi? Conosci altri modi per bloccare Excel e le sue funzioni? Fammelo sapere con un commento!

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